9月1日至3日，2022年太原能源低碳发展论坛（以下简称“太原论坛”）将在山西省太原市隆重举行。
服务本届论坛，山西省人民政府外事办公室（以下简称“省外事办”）担负着多个任务：对外国驻华使节、国际组织驻华代表、外国地方政府驻华代表等重要国际嘉宾的邀请与接待；统筹重大外事活动的礼宾安排；统筹协调国际嘉宾的翻译工作等多项重要外事礼宾工作。
在很多人眼中，外事工作人员的工作离镜头、镁光灯很近，离普通人有点远甚至还带着点神秘感……那么，他们究竟是什么样子，工作中又会面对什么？8月19日至8月23日，山西晚报记者走进省外事办太原论坛外事工作部，近距离接触这群严谨、敬业、神秘的“外事人”。
越到最后越应该谨慎小心
8月19日上午9时许，省外事办6楼的欧非处办公室内，负责此次太原论坛外事工作部邀宾接待工作的副组长、省外事办欧非处处长贺楠，正与3名同事进行着每日一次的工作会议。
“沛刚，今天下午根据时差进一步对接我驻外使馆，跟进国外政要的邀请情况。”
“小白，你今天和对方好好商议一下，尤其安排与我省企业交流对接这项活动，要收集外方企业的需求与我省企业合作的基本情况，列出细表，拟一个初步交流的方案，再对接我省企业。”
“王钰，你对接的外宾，有能源合作的明确诉求，今天你的任务，就是多与他们沟通，看看他们到底有什么要求，我们帮助他们与有关部门提前协调对接。”
……
山西晚报记者注意到，贺楠组织的会议，虽然只有短短的十多分钟，内容却简洁而务实。
“距离太原论坛的召开就剩下一周多的时间了，我们的邀宾工作虽然已经接近尾声，但按照以往的经验，这个时间段才是随时会出现变化的时刻，比如：外宾临时改变行程、随团工作人员调整变动等，他们每一个小小的改变，都会牵动我们整体接待方案的大调整，因此，越到最后越应该谨慎小心!”贺楠说。
英语专业出身的贺楠，已在省外事办工作十余个年头，是外事办里邀请接待经验比较丰富的“老人”。自2016年我省首次举办太原论坛以来，今年是贺楠参与太原论坛邀宾工作的第六年，她将与工作组的十余名同事一起，共同做好外国驻华使节等重要嘉宾的联络、邀请、接待工作；起草、整理来访团组的谈参（谈话及参观访谈等）、材料收集等工作。
接地气的琐碎工作才是日常
8月22日早7时30分许，在省外事办6楼的“太原论坛外事工作部”，工作部综合二组组长、省外事办外服和制证中心主任王正光，比平时提前半个小时来到工作部。面对着此时安静的办公室，王正光若有所思。
山西晚报记者看到，在这间大约30平方米的办公室内，一个大型的长方形会议桌上，摆放着6台电脑，每台电脑旁的办公桌前，都堆满了各种与太原论坛相关的文件资料。
办公桌旁，一个长约1.5米的简易黑板上，画着一只可爱的米老鼠图案，图案上方是2022年太原论坛倒计时，图案左上方写着6个大字：“苦干实干巧干”。
“昨天晚上收到紧急通知，（太原论坛）相关负责人要在今天早上开个紧急会议，我早点过来，正好复盘一下昨天的工作。同事们最近都很辛苦，每天都要工作到很晚，你看看我们的办公室就知道，没有大家想象的那样阳春白雪，更多的是一些琐碎而忙碌的默默付出，很朴实很接地气，这些才是我们的日常。”王正光笑着说。
王正光与部门的8名同事，主要负责本次太原论坛外宾参加各项重大活动的对接协调、资料收集、归档上缴、重要外宾团组抵离太原机场及火车站的外事礼宾礼遇事宜及与组委会其他工作部的联络协调等工作。
大约过了半个小时，同事们陆续坐在了自己的办公桌前，开始一天的工作。
此时的王正光，望着大家忙碌的身影，略有歉意地示意大家停一下：“咱们安排一下今天的具体工作。蔡剑，以色列是今年的主宾国，你负责的这一块是重头，继续跟进对方的需求；王宁，及时关注各组的工作进展，一有变化，及时汇报；戎宇欣，你这里的国际嘉宾资料一定要整理全面，这周是最后一周，也是最关键的一周，必要的时候可以主动去和邀宾接待组核对；杨懿，你是新人，嘉宾接待手册完成得很不错，但有些细节需要再改一下，注意多和部里的‘老人’学习……”安排好当天的重要工作后，王正光便匆匆离开参加紧急会议。
此时的办公室内，除了大家快速敲击的键盘声，还有工作人员与各部门电话沟通时的说话声……
对外邀宾需要主动出击
据省外事办外服和制证中心书记李煜介绍，2021年第五届太原论坛中，省外事办密切与外国驻华使领馆、国际组织、国际友城、商协会、世界五百强企业加强联系。2021年，共邀请15个国家21名外宾线上参会，邀请含15名外国驻华大使在内的24个国家59位驻华使领馆外交官员线下参加了第五届太原论坛，不仅圆满完成了第五届太原论坛的外事礼宾工作，还充分彰显了本届论坛的“国家级、国际性、专业化”。
贺楠告诉山西晚报记者，与去年相比，今年在邀宾过程中出现了些许困难，“主要有两方面原因，一是疫情原因，还有一个更大的原因，就是今年9月是我国各个省市开展国际活动的高峰期，因为举办时间非常接近，增大了我们邀宾的难度……”
“仅仅是我知道的就有北京、湖南开展的两场国家级大型活动，大家都在邀请同样的嘉宾。换位思考一下，嘉宾也会因为太多的人去邀请而左右摇摆不定……”说起前期的工作，贺楠直言任务重、难度大，但同时也信心十足。“想让更多外宾和团体坚定地选择来山西参会，就不能被动等待，必须主动出击。只有我们自己主动去争取，受邀嘉宾才会感受到我们对他们的尊重与热情，从而更好地推动邀约工作的顺利开展……”贺楠说。
与此同时，为了进一步提升太原论坛的国际影响力，太原论坛外事工作部主管领导、省外事办副主任梁淑娟介绍，今年省外事办提前谋划，及早发力，持续推进，通过多种方式与各国驻华使馆、国际组织、国际商协会等主动对接，深入沟通，对外邀宾工作已经取得了重要成果。
据省外事办相关数据统计，截至目前，已明确太原论坛线下活动即将参会的外宾多于往届：以色列、英国、喀麦隆、尼日利亚、阿根廷等34个国家的驻华使馆的100余人明确反馈将参加论坛，参会使馆数量、人员层级较去年都有较大提高；线上外宾也参会积极，与此同时，省外事办还积极争取外交部的支持，已向以色列总理、马拉维总统、冰岛总理、圭亚那副总统、泰国副总理兼能源部长等5个国家领导人发出邀请，将在高峰论坛发表视频演讲，目前正在密切跟进对接中……
“相信有国际嘉宾的广泛参与和以色列主宾国丰富多彩的活动，将会进一步彰显太原论坛的国家级、国际性、专业化，进一步增强太原论坛国际影响力，充分展示山西对外良好形象，有力推进我省全方位高质量发展。”梁淑娟说。
